leren_en_kennisdeling
Succesfactor: Leren en kennisdeling

In de praktijk leren we onvoldoende samen, terwijl zicht op afhankelijkheden en inzicht in de diepere oorzaken van problemen de grootste succesfactor blijkt te zijn. Overzicht van afhankelijkheden en inzicht in oorzaken van problemen is nodig om goed te kunnen anticiperen.

Principe: Anticiperen door samen te leren We delen kennis en ervaring met elkaar om direct in de praktijk toe te passen.

De Succesfactorscan maakt voor deze succesfactor de volgende ‘succesmarkers’ inzichtelijk en bespreekbaar: ‘Dagelijks verbeteren’, ‘Anticiperen door leren’, ‘Onderliggende oorzaken’, ‘Kennis hergebruik’ en ‘Samen leren’.

REGELMATIG VERBETEREN
Wij evalueren en verbeteren dagelijks ons werk
Dagelijks verbeteren
Regelmatig verbeteren is een blinde vlek in veel teams. Bijna de helft vindt dat andere teamleden te weinig het dagelijkse werk evalueren en verbeteren. De meesten vinden dat zij zelf (onbewust) wel evalueren en verbeteren. Regelmatig verbeteren is van belang omdat onze omgeving steeds sneller verandert en hogere eisen oplegt aan de wendbaarheid van teams. (Bron: onderzoek verschil maken als verbinder)
Hoe kan ik verbeteren?

Vragen bij de afsluiting van een taak, gesprek of overleg;

  1. Wat ging goed?
  2. Wat kan slimmer?
  3. Wat ga ik nu anders aanpakken?

Vertaal dat gelijk naar kleine aanpassingen in de manier hoe je werkt.

Registreer gedurende twee weken de antwoorden en evalueer dan wat de rode draad is. Zoek een structurele patronen van denken en handelen die je kunt verbeteren.

Samen verbeteren

Evalueer regelmatig door de drie vragen (goed, slimmer, anders):

  • doorlooptijden (uitloop)
  • flow (op elkaar wachten)
  • kwaliteit (rework)

Zet samen kleine verbeteringen in gang.

Andere interventies
  • Evalueer met klanten en/of opdrachtgevers;
  • Vraag je af hoe het komt dat iets toch gelukt is;
  • Maak evalueren een standaard agendapunt van vergaderingen.
ANTICIPEREN DOOR LEREN
Wij leren continu zodat wij beter anticiperen op toekomstige gebeurtenissen
anticiperen door leren
Een kwart van de teamleden heeft het gevoel dat zij continue leren en daardoor beter anticiperen. Een even groot deel heeft dat gevoel niet. Continue leren is nodig omdat de omgeving sneller kan veranderen dan verwacht. Door leerervaringen direct te vertalen naar scenario’s voor de nabije toekomst vergroot je de mogelijkheid om te anticiperen en wendbaar te reageren. (Bron: onderzoek verschil maken als verbinder)
Hoe kan ik verbeteren?

Om continue te kunnen leren heb je time-out momenten nodig waarop je in een reflecteer-modus kunt komen.  Dit zijn momenten waarop je van context verandert (reizen, verplaatsen), ontspant (pauzes, even iets anders doen) of met anderen mensen contact hebt  (leidinggevenden, collega’s die hetzelfde werk doen).

Gebruik deze time-out momenten om vooruit te filmen ( hoe zie ik de toekomst) en mogelijke scenario’s ( wat kan er ook gebeuren) te bepalen.

Vraag je af wat je hiervan kunt leren en vertaal dat naar gedrag of acties waarmee je jezelf beter voorbereid op de toekomst.

Samen verbeteren

Wees samen alert op informatie over mogelijke toekomstige invloeden of gebeurtenissen.

Bespreek de wat-als scenario’s om samen te leren over kansen een bedreigingen.

Geef elkaar feedback als je het idee hebt dat teamleden vastzitten in bepaalde denkpatronen en daardoor veranderingen niet zien aankomen.

Andere interventies
  • Risico-analyse
  • SWOT analyse
  • Evaluatie van issues en oorzaken

zie ook: onderliggende oorzaken

ONDERLIGGENDE OORZAKEN
Wij begrijpen de onderliggende oorzaken van problemen
Onderliggende oorzaken
Veel teamleden hebben het gevoel dat het team de onderliggende oorzaken van problemen niet begrijpt. Daardoor pakt het team deze oorzaken niet aan en herhalen problemen zich. Dat heeft weer een negatief effect op de werkbelasting van het team en de individuele prioriteitsstelling van de teamleden. (Bron: onderzoek verschil maken als verbinder)
Hoe kan ik verbeteren?

De onderliggende oorzaken van ons eigen gedrag vinden we door op zoek te gaan naar onze interne ‘logica’. Welke overtuigingen, opvattingen en vooronderstellingen sturen ons gedrag en veroorzaken ‘problemen’.

Een bekende techniek is de SCORE aanpak van Robert Dilts die uitgaat van vijf vragen:

  1. Wat zijn de symptomen/feiten van het probleem?;
  2. Wat is de oorzaak ( mijn logica) dat het probleem in stand houdt?;
  3. Wat is de uitkomst die ik nastreef?;
  4. Welke hulpbronnen (andere logica) heb ik nodig?;
  5. Wat is het effect als het probleem weg is.
Samen verbeteren
  1. Registreer gedurende vier weken alle issues. De definitie van een issue is: een waargenomen of herkend verschil tussen verwachting en realiteit.
  2. Analyseer of het gaat om een expliciete (benoemde en besproken) of een impliciete (vage of niet gedeelde) verwachting.
  3. Categoriseer wekelijks alle issues naar onderwerp, oorzaak of doelgroep.
  4. Ga na verloop van tijd, als er voldoende issues zijn geregistreerd, na wat de structurele of herhalende oorzaak is waardoor deze issues optreden.
  5. Stel de vraag: ‘Wat (kennis, ervaring, aanpak) hebben we samen nodig om minder issues te krijgen of om beter te kunnen anticiperen?’
Andere interventies

tel de 5W-vragen bij het optreden of voorzien van problemen.

W: Waarom hebben we dit probleem?

KENNIS HERGEBRUIIKEN
Wij gebruiken de kennis en ervaring van anderen
kennis hergebruiken
Bij veel teamleden heerst de opvatting dat iedereen zich bewust is van de kennis van anderen en dit ook gebruikt wordt. Dit sluit aan bij het gevoel dat teams voldoende flexibel zijn. Kennisdeling is met name van belang in complexe omgevingen en bij multidisciplinaire teams. (Bron: onderzoek verschil maken als verbinder)
Hoe kan ik verbeteren?

Kennis is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Je doet iets of maakt iets mee. Vervolgens onthoud je het en dan pas je die kennis (meestal onbewust) weer toe in een volgende situatie. Kennis hergebruiken begint met hier van bewust te worden:

  • Waar heb ik ‘zoiets’ (de nieuwe situatie) eerder meegemaakt?
  • Hoe heb ik het toen aangepakt?
  • Welke kennis heb ik nu nodig?
  • Wat specifiek weet of kan ik (nog) niet?
  • Hoe krijg ik die kennis?
Samen verbeteren

Maak kennisdeling een integraal onderdeel van de dagelijkse werkpatronen. Stel in bijeenkomsten ’trigger-vragen’:

  • Wie heeft dit eerder meegemaakt?
  • Welke kennis hebben we nodig om dit op te lossen?
  • Wat ben jij goed in, wat is jouw expertise?
  • Wat kunnen wij leren van elkaar?
Andere interventies
  • Maak een kenniskaart: wie heeft welke expertise in relatie tot het resultaat dat we op de korte termijn nastreven.
  • Deel regelmatig hoe teamleden iets nieuws aangepakt hebben.
SAMEN LEREN
Wij leren regelmatig samen om afhankelijkheden en diepere oorzaken te vinden
Samen leren
Samen leren over afhankelijkheden en diepere oorzaken is de minst gewaardeerde succesmarker. In het algemeen leren teams wel samen, maar dan aan het eind van een periode, fase of project. Het samen leren als routine schiet er vaak bij in door spanning in onderlinge verhoudingen, tijdsdruk en andere prioriteiten. Het gevolg is dat oorzaken niet aangepakt worden, teamleden onvoldoende aandacht hebben voor onderlinge afhankelijkheden en dat samenwerking soms stroef verloopt. (Bron: onderzoek verschil maken als verbinder)
Hoe kan ik verbeteren?

Om samen te kunnen leren is het belangrijk dat je fit bent en dat je de aandacht op anderen en het gezamenlijke belang richt.  Hoge werkdruk of stress maakt dat we de ‘oogkleppen opzetten’. Kies dus zorgvuldig de momenten om samen te leren. Dat kan zijn gedurende de laatste vijf minuten van een overleg of tijdens een wat langere ’time-out’ met anderen.  Gebruik tijdens het werk eenvoudige ’trigger-vragen’:

  • Wat leren we hiervan?
  • Wat kunnen wij van elkaar leren?
Samen verbeteren

De belangrijkste blokkades voor het samen leren zijn:

  • Onvoldoende openheid in het team;
  • Geen persoonlijk voordeel;
  • Werkdruk en tijdsdruk.

Organiseer het ‘samen leren’ door afspraken te maken over momenten, aanwezigen, onderwerpen en aanpak.

Andere interventies
  • Intervisie
  • Agile: Doe een Sprint Retrospective inclusief de succesfactorscan
  • Lessons learned log (Projecten)